Przechowywanie dokumentacji księgowej

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowej to nie tylko obowiązek prawny, ale także kluczowy element zabezpieczenia interesów firmy. Sprawdzamy, jak długo i w jaki sposób należy przechowywać różne rodzaje dokumentów.

Podstawy prawne

Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej wynika z kilku aktów prawnych:

• Ustawa o rachunkowości - podstawowe przepisy dotyczące ksiąg rachunkowych
• Ordynacja podatkowa - dokumenty mające znaczenie dla rozliczeń podatkowych
• Ustawa o VAT - specyfikacje dotyczące dokumentów VAT
• Kodeks pracy - dokumentacja kadrowo-płacowa

Okresy przechowywania dokumentów

Księgi rachunkowe - 5 lat

Dokumenty podlegające 5-letniemu okresowi przechowywania:

• Dziennik główny
• Księga główna
• Księgi pomocnicze
• Wykazy obrotu i sald
• Zestawienia obrotów i sald

Dokumenty księgowe - 5 lat

Dowody księgowe przechowuje się przez 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu:

• Faktury sprzedaży i zakupu
• Rachunki i paragony
• Dokumenty bankowe
• Dokumenty kasowe
• Umowy cywilnoprawne

Sprawozdania finansowe - 10 lat

Najdłuższy okres przechowywania dotyczy:

• Rocznych sprawozdań finansowych
• Opinii i raportów biegłych rewidentów
• Uchwał w sprawie zatwierdzenia sprawozdań
• Protokołów z inwentaryzacji

Dokumentacja kadrowo-płacowa - 10/50 lat

Zróżnicowane okresy przechowywania:

• 10 lat - listy płac, akta osobowe (części)
• 50 lat - dokumenty emerytalno-rentowe
• Do śmierci pracownika - badania lekarskie
• 5 lat - umowy zlecenia, dokumenty BHP

Formy przechowywania dokumentów

Dokumenty papierowe

Tradycyjna forma przechowywania wymaga:

• Właściwych warunków - temperatura, wilgotność, światło
• Zabezpieczenia - przed pożarem, zalaniem, kradzieżą
• Porządkowania - chronologiczne lub tematyczne
• Dostępności - możliwość szybkiego odnalezienia

Dokumenty elektroniczne

Przechowywanie w formie elektronicznej wymaga:

• Niezmienności - zabezpieczenie przed modyfikacją
• Czytelności - przez cały okres przechowywania
• Backup - kopie zapasowe w różnych lokalizacjach
• Podpisu elektronicznego - tam gdzie wymagany

Digitalizacja dokumentów

Proces przeniesienia dokumentów papierowych do formy elektronicznej:

• Skanowanie w wysokiej rozdzielczości - zachowanie czytelności
• Odpowiednie formaty - PDF/A dla długoterminowego przechowywania
• Metadane - informacje o dokumencie i procesie skanowania
• Weryfikacja jakości - sprawdzenie czytelności po skanowaniu